Bandung, Bappeda Jabar,- Penggunaan aplikasi virtual meeting dalam perencanaan pembangunan diyakini mampu memangkas biaya maupun waktu. Selain hemat biaya, Virtual Meeting bisa menghemat ruang dan akomodasi hingga 80 persen dibanding pertemuan tatap muka. Aplikasi ini juga memiliki keunggulan dari sisi dokumentasi karena mampu menyimpan hingga 100 tahun ke depan.

“Pertemuan akan terdokumentasi secara elektronik, baik tulisan, suara, maupun video. Dokumen perencanaan itu harus disimpan paling tidak 25 tahun. Nah, ini bisa bertahan hingga 100 tahun,” papar Prof Dr Ir Deny Juanda Puradimaja DEA saat memberikan penjelasan singkat Virtual Meeting untuk Koordinasi Perencanaan Pembangunan Daerah antara Provinsi dan Kabupaten/Kota di Ruang Sidang Soehoed Warnaen Gedung Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Jabar, Jalan Ir H Djuanda 287 Bandung, kemarin (15/1/16).

Deny yang hadir atas permintaan khusus Kepala Bappeda Jabar Ir Yerry Yanuar MM menyayangkan Kementerian Dalam Negeri (Kemendagri) masih mengisyaratkan pelaksanaan musyawarah perencanaan pembangunan (Musrenbang) harus dilakukan melalui tatap muka. Padahal, pelaksanaan Musrenbang melalui aplikasi Virtual Meeting (V-Mus) di Jawa Barat sudah sukses diujicobakan pada Pramusrenbang Wilayah pada 2 April 20015 dan digunakan secara penuh pada proses penyusunan Perubahan Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) Tahun 2015.

“Virtual Meeting sebenarnya istilah saja. Mau disebut video conference atau teleconference juga boleh. Intinya pemanfaatan teknologi mutakhir untuk menggantikan pertemuan tatap muka. Dengan aplikasi Virtual Meeting ini, nanti Bapak/Ibu tidak perlu lagi hadir di ruangan ini. Lebih efektif dan efisien. Kalau Bapak/Ibu punya SPPD untuk ke sini, lebih baik dananya gunakan saja untuk pengecekkan lapangan,” ungkap Kepala Bappeda Jabar periode Februari 2007 – Januari 2016 tersebut.

Selain Bappeda Jabar, sambung Deny, perangkat virtual meeting ini juga dimiliki Kemendagri maupun beberapa instansi lain. Yang membedakannya, Virtual Meeting milik Bappeda Jabar sudah menggunakan teknologi paling mutakhir. Bahkan, dibandingkan dengan milik Kemendagri itu sendiri. Aplikasi ini menggunakan codec yang dapat berjalan dalam bandwith kecil, yaitu Vmeet Video Codec SFDV++.

Dalam menjalankan tugasnya, aplikasi Virtual Meeting didukung sejumlah perangkat keras, seperti komputer dengan spesifikasi cukup tinggi, mikrofon wireless, speaker active, monitor wide screen, LCD projector, dan web camera. Keberhasilan pelaksanaan Virtual Meeting turut ditentukan koneksi internet yang stabil, testing system yang berkesinambungan, jaringan listrik stabil, dan tentu saja komunikasi serta koordinasi sebelum pelaksanaan meeting.

“Kami menyadari tidak semua daerah bisa menyediakan perangkat ini. Karena itu, Bappeda Jabar akan meminjampakaikan perangkat untuk keperluan virtual meeting ini kepada seluruh kabupaten dan kota. Nah, Jawa Barat ini beruntung karena Gubernur maupun DPRD-nya baik. Usulan-usulan seperti ini pasti disetujui,” kata Deny yang Senin 11 Januari 2016 lalu resmi melepas jabatan Kepala Bappeda Jabar.

Lebih jauh Deny menjelaskan empat poin keunggulan Virtual Meeting yang diaplikasikan untuk keperluan Musrenbang, V-Mus. Pertama, penghematan anggaran karena biaya perjalanan dinas bisa dialihkan menjadi jamuan rapat saja. Kedua, efisiensi waktu bagi bupati dan wali kota karena tidak perlu melaksanakan perjalanan dinas. Ketiga, sangat partisipatif karena peningkatan kesempatan bupati atau wali kota untuk berdialog dengan gubernur. Keempat, V-Mus sangat potensial untuk dijadikan acara resmi pengganti rapat pleno Musrenbang.

Melihat sederet keunggulan tersebut, Bappeda Jabar dan Bappeda Kabupaten/Kota bersepakat untuk menindaklanjutinya pada 2016 ini. Bappeda Jabar akan mendistribusikan perangkat Virtual Meeting ke Bappeda Kabupaten/Kota berupa aplikasi dan perangkat pendukung. Kepala Bappeda Kabupaten/Kota menetapkan tiga personel, termasuk Kepala Sub Bagian Perencanaan Bappeda masing-masing, sebagai penanggungjawab penggunaan aplikasi di kabupaten dan kota. Ketiga personel tersebut akan mengikuti pelatihan di Bappeda Jabar pada 19 Januari 2016 mendatang.(NJP)